Guvernul, în cadrul ședinței din 28 ianuarie curent, a aprobat Conceptul Sistemului informațional „Arhiva electronica” (SI e-Arhiva), implementarea căruia va sigura tranziția de la arhivarea documentele pe suport de hârtie la cele în format electronic.

După cum a fost subliniat în cadrul prezentării conceptului, elaborat de Ministerul Justiției, în comun cu Agenția Națională a Arhivelor, arhiva electronică este unica soluție pentru a arhiva documentele electronice și pentru a prelungi durata de viață a documentelor originale, pe suport de hârtie, pentru a le proteja contra degradării fizice, dispunând de copia electronică a documentului.

Conform actului normativ, SI e-Arhiva va funcționa în domeniul arhivării în sectorul public, automatizând păstrarea pe termen lung a înregistrărilor electronice care aparțin Fondului Arhivistic de Stat al RM. Persoanele juridice de drept privat vor beneficia de SI e-Arhiva pentru crearea și ținerea arhivelor electronice proprii, în care se vor păstra și gestiona documentele electronice, necesare de a fi supuse arhivării de scurtă durată și medie.

Totodată, conceptul conține prezentarea-cadru a sistemului informațional ce urmează a fi utilizat de către persoane juridice de drept public și privat, pentru crearea și ținerea arhivelor electronice proprii, în vederea păstrării și gestiunii documentelor electronice supuse arhivării de scurtă durată și medie; arhivele de stat, pentru păstrarea și gestiunea documentelor electronice supuse arhivării de durată lungă și permanentă.

Se prevede că autoritățile publice, instituțiile, organizațiile și întreprinderile, care asigură evidența, păstrarea și completarea Fondului arhivistic de stat, conform prevederilor Legii nr. 880/1992, vor asigura ordonarea documentelor electronice etapizat, imediat după lansarea SI e-Arhiva, în conformitate cu procedurile stipulate în acest sens. Documentele electronice ordonate se vor transmite într-o formă consolidată către Fondul arhivistic de stat în termenii stabiliți în acest sens.

Obiectivele urmărite prin instituirea SI e-Arhivă sunt:

• completarea fondului arhivistic cu documente electronice, care au un termen permanent de păstrare;
• evidența documentelor electronice;
• asigurarea păstrării și integrității documentelor pentru perioada stabilită;
• crearea unei baze de date științifico-informative a documentelor primite/păstrate;
• valorificarea documentelor electronice;
• analiza stării documentelor electronice.

De menționat că, cheltuielile exacte pentru elaborarea și implementarea SI e-Arhiva nu pot fi stabilite cu certitudine la etapa actuală. Estimări aproximative sunt efectuate prin analogie cu alte SI dezvoltate anterior. În acest context, a fost subliniat că, suma estimativă pentru implementarea SI e-Arhiva a Estoniei a presupus cheltuieli în valoare de peste 45,6 mil. lei.